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商学院教职工因公短期出国申办流程注意事项
发布时间:2015-05-22 14:05:10 作者/出处:商学院 阅读次数 [2115]

为保证教师因公出国(境)任务的顺利进行,根据《吉林大学因公临时出国经费管理暂行办法》《吉林大学因公临时出国(境)审批与管理工作暂行规定》,将因公临时出国(指学校各类人员因公临时赴国外进行90天以内,港澳不超过30天的访问、讲学、交流、参加国际会议等公务活动)申办流程各环节注意事项总结如下:

    一.审批流程注意事项

        1.提前申请,尽早办理

尽早提交材料办理审批手续(因公出国提前两个月,赴台提前三个月,赴港澳提前一个月),正处级填写《吉林大学教职工出国(境)审批表》后需报主管校领导签字同意。

2.办理流程

注:

        1 《因公临时出国任务审批意见表》中计划出访时间、城市、路线、交通方式要与实际行程保持一致,未列入出访路线中的城市,相关费用不予报销;

(2)填写《因公临时出国预算审批意见表》,其中各项费用标准请按照《吉林大学因公临时出国(境)审批与管理工作暂行规定》《吉林大学因公临时出国经费管理办法》(校发【2014142号)及《各国家和地区住宿费、伙食费、公杂费开支标准表》填写;

        3)因公临时出国及赴港澳办理程序略有差别,具体办理流程详见学院网站因公出国、赴台、赴港澳流程图及国际处网站相关内容http://oic.jlu.edu.cn/

4) 国际处派出科办公地点:友谊会馆221;办公电话:85166659

     . 出国经费说明、使用规定及注意事项

     1.国际旅费:指出境口岸至入境口岸旅费。

   1)国际航线首选国内航空公司,如确有特殊原因选择外航,需填写《乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批表》,事先经国际处和财务部门审批;

   2)通过银行转账等非现金方式支付;

   3)不得包机;

   4)标准

   

    注:55岁以上正高级专业技术职务人员因公临时出国,连续飞行里程超过6小时,可以乘坐飞机公务舱。

       2.国外城市间交通费:指为完成工作任务所必须发生的,在出国任务审批意见表中列出的出访国家城市与城市之间的交通费用。

     1)出国经费预算及出国任务计划中要注明城市间交通乘坐的交通工具,需乘坐公共交通,交通费凭有效原始票据据实报销;

     2)城市间交通原则上不允许包车,如有极特殊情况必须由财务处预算科酌情审批,本着节约经费原则,不可超出公共交通预算,必须通过非现金方式支付费用,并保留付款凭证,未经审批包车费用不予报销

     3)为避免汇率变化造成的差额,城市间交通费可以借款。

 3.住宿费:出国人员在国外发生的住宿费用。

     1)国外住宿需采用非现金方式支付,超出预算标准部分不予报销,住宿明细中的早餐等非住宿项目不予报销或核减补助;

     2)参加国际会议,如因组织单位指定或推荐酒店等原因,住宿费超标,须事先经外事和财务部门批准,在预算中列明报批,住宿费可据实报销。

        4.伙食费:出国人员在国外期间的日常伙食费用(包干使用)。

   5.公杂费:在国外期间的市内交通、邮电、办公用品等费用(包干使用)。

6.其他费用:主要是指出国签证费用、必需的保险费用、防疫费用、国际会议注册费用等,凭有效原始票据据实报销。

    三.外汇借款

1.所需材料

   1)出国任务批件原件及复印件各一份(赴台为赴台请示和国台办批复);

   2)出国经费预算审批文件两份(任务审批表、预算审批表)

   3)两份借款单(一份填写外币金额,一份填写与所借外币等值人民币金额,如不确定可暂不填写)。

2.办理地点:财务处2楼外汇窗口办理(具体流程图见附件)。

    .财务报账   

      回国后持预算审批文件及批件,30日内报销完毕。

      1.国际旅费凭《航空运输电子客票行程单》及登机牌报销;

      2.外汇核销需提供如下材料到财务处外汇窗口办理(附件:外汇核销流程图)

    1)报销单2份(如无预借款还需提供借款单一份);

    2)提供相关费用原始有效凭证、相关票据原件复印件,并将原件复印件分别附与报销单后(外文票据需用中文翻译标注);

    3)提供公务护照带有出入境章的复印页;

    4)因公出国用汇预算核销表(一式两份)。

     以上材料均由项目(财务)负责人签字盖章。

 

                                                  

外事办公室

                                                     2015.5.22