商学院公文收发和档案管理暂行办法

为了做好我院党政公文收发和档案管理工作，使之规范化、制度化，根据院领导的要求，结合我院实际情况，特制定本办法。

第一条、学院公文的主要种类

一、决定：用于对重要事项，重大行动或重大事件做出的安排。

二、决议：用于经会议讨论通过要求贯彻事项。

三、通知：用于发布规章制度，转发上级，要求下级单位部门办理和需要周知或共同执行的事项、任免人员。

四、报告：因于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议。

五、请示：用于向上级机关请求指示、批准。

六、规定：用于特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

七、合同：以学院名义对外签定的、有法律效力、有后果的各类契约。

八、函：用于相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。

同时，还有通告、通报以及其它一些公文等，均应按有关规程行文。

第二条、行文规则

一、按照工作需要，经相关领导同意或根据领导安排、要求，对上级、对外行文。

二、学院各部门撰写公文后，需经有关领导审核签批。对上级、对外行文必须首先由各部门主管院长审核同意，并经行政主管院长签字，方可打印、用印、发出。

三、未经领导签字同意不得擅自行文。

四、院内各行政、业务部门行文，持院领导批准的公文呈报纸，到办公室登记、编号，然后打印。

第三条、发文程序

一、草拟、审核、领导签批、用印、登记、发送。

二、凡行文按以上秩序办理后，将原稿及公文呈报纸、正规打印件交学院办公室存档。

三、院办要指定专人，负责对存档文件的分类编订、管理、保存、借阅等工作。

第四条、收文秩序及办理

一、签收、登记、原件存档，转发复印件。

二、分发、转送、承办、催办。

三、署名清楚的领导信件、公函及署名院内部门的信件、公函直接迅速发送。其它信件由院务办主任或指定专人拆封、处理。其他人员不得拆封、转送。

四、文件、信件投递有误应及时退回，并说明理由。

五、院领导和各部门主任参加上级会议带回的文件，要及时送到院务办，按收文程序办理。

六、对具有重要内容的传真、特快专递，需交院办按收文程序处理，并要求在一日办处理完毕。紧急公文或特殊信件交行政副院长处理。

第五条、公文立卷

一、我院需立档的部门：

1.党委  2.行政  3.教学办公室  4.MBA办公室  5.研究生（科研）办公室   6.学生工作办公室  7.成人教育办公室  8.培训中心办公室   9.其它部门以及按照有关规定，有需要立档的部门。

二、立档时间及内容：

1、商学院建院以来的各类文件、资料。

2、合校以来的各类文件及资料。

3、合院、分院至今的资料。

4、以及其它需立档的各类文件及资料。

三、需立档的分类：

1、党委

(1)党委转发的中央文件。(2)校党委下发的文件。(3)校组织部下发的文件。(4)校工会下发的文件。(5)校妇委会下发的文件。(6)各类捐助活动的内容，捐助额度。献血人员名单。(7)本院党委工作年度计划。(8)本院每年发展党员人数。(教工人数，本科生人数，研究生人数)(9)校组织部下发任命我院干部名单文件。(10)院党委会议记录。(11)以及其他相关的文件。

2、行政

(1)学院会议记录，以学院名义下发的各类文件。(2)人事处下发的文件、任命。(3)师资办下发的文件。(4)校办下发的文件。(5)设备管理处下发的文件。(6)后勤有关公用房、职工住房的文件。(7)财务处下发的文件。(8)行政工作年度工作计划。(9)科研处下发的文件。研究课题目录。(10)以及其他相关的文件。

3、教学办公室

(1)教务处，招生办下发的文件。(2)本部门制定的规章、制度。(3)各专业各年级的学生人数，学习成绩，基本情况。(4)教学计划。以及其他相关的文件。

4、MBA办公室

(1)国家及学校研究生院下发的有关MBA工作的文件。(2)每年招生人数、毕业人数、教学计划。(3)对外联合办学的协议和合同。(4)历年毕业生的姓名、性别、单位及通讯录。及其它。

5、研究生办公室：

(1)研究生院及研究生招生办公室下发的文件。(2)历年各专业招生人数，毕业人数。(3)教学计划。(4)毕业生的姓名、毕业去向。(5)以及其它相关的文件。

6、学生工作办公室：

(1)国家、学校、校团委下发的文件。(2)记录学生的各类大型活动的文字材料或图片资料。(3)历届学生干部名单。(4)学生奖罚情况。(5)以及其它相关的文件。

7、成人教育（函授、自考教育）办公室：

(1)国家、学校、成人教育学院下发的文件。(2)每年各专业的招生人数、毕业人数。(3)教学计划。(4)毕业生的姓名、性别、单位、通讯录。(5)对外联合办学答定的合同书。(6)及其它相关的文件。

第六条、档案公文、资料归档

一、归档文件主要是有政策性、指导性、数据性。

二、有保存价值，能完整、正确，记录本单位的主要工作情况。

三、保管有利，查找便捷。

四、每年12月底全院各类文件、档案。由各部门按上述有关要求，整理、装订、编码后交院办。

五、借阅时按借阅规定执行。

 

 

二○○五年二月